1. Wie zijn wij?

Met deze verklaring (hierna de “Verklaring”) willen wij u informeren over het waarom en de wijze waarop de Bibliotheek Kortenberg, een dienst van de gemeente Kortenberg, uw persoonsgegevens verzamelt en verwerkt (hierna “Wij” of “de Bibliotheek Kortenberg” genoemd).

Wij zijn verantwoordelijk voor de verwerking van de persoonsgegevens die door ons worden opgevraagd en gebruikt. Als verwerkingsverantwoordelijke nemen wij de maatregelen die waarborgen dat u:

  • geïnformeerd blijft over onze verwerkingen van uw persoonsgegevens;
  • de controle behoudt over de persoonsgegevens die wij verwerken;
  • uw rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens kan uitoefenen. Meer informatie over uw rechten kunt u vinden onder punt 9 van deze Verklaring.

De Bibliotheek Kortenberg is aangesloten bij het Provinciaal Bibliotheeksysteem (PBS) Vlaams-Brabant. Dankzij het PBS hebben de aangesloten bibliotheken geen individueel bibliotheeksysteem meer nodig omdat alles via een centrale server gebeurt. Dit maakt het voor jou mogelijk om met één lidkaart toegang te verkrijgen tot de collectie van al de aangesloten bibliotheken en om online verrichtingen te doen via de webtoepassing “Mijn Bibliotheek”, die wordt aangeboden en ingericht door Cultuurconnect vzw. Cultuurconnect vzw is als aanbieder en inrichter van het platform “Mijn Bibliotheek” de verwerkingsverantwoordelijke voor het loginsysteem en de rapportering ervan, en beschikt in dat verband over een eigen privacyverklaring. Vragen hieromtrent dienen rechtstreeks aan Cultuurconnect vzw te worden gericht (per post: Priemstraat 51, 1000 Brussel; per e-mail: servicedesk@cultuurconnect.be).

Wij hebben eveneens een functionaris voor gegevensbescherming aangeduid. Dit is een expert inzake de bescherming van persoonsgegevens die een extra waarborg biedt voor de correcte verwerking van uw persoonsgegevens door ons. U kunt de functionaris contacteren via de kanalen vermeld onder punt 10 van deze Verklaring.

2. Welke persoonsgegevens verzamelen wij over u?

Onder ’persoonsgegevens’ verstaan wij alle informatie die naar een bepaalde levende natuurlijke persoon verwijst.

Bij het uitvoeren van onze taken verwerken wij enkel gewone persoonsgegevens zoals uw voor- en achternaam, rijksregisternummer, geboortedatum en -plaats, adresgegevens, leeftijd, e-mailadres en telefoonnummer. Voor minderjarigen vragen wij tevens de naam en het rijksregisternummer van één van ouders of voogd op. Wij verzoeken de minderjarigen om hun ouder(s) of voogd te informeren over hun lidmaatschap en de verwerking van hun gegevens.

Wij verwerken geen gevoelige persoonsgegevens die door de wet bijkomende bescherming krijgen vanwege een grote mogelijke impact op iemands privacy: ras, godsdienst, politieke voorkeur, seksuele geaardheid, gezondheid, strafrechtelijk verleden…

3. Vragen wij uw toestemming om uw persoonsgegevens te verwerken?

Een verwerking van persoonsgegevens kan enkel rechtmatig gebeuren indien deze gebaseerd is op een juridische grondslag.

Toestemming is slechts één mogelijke juridische grondslag, naast onder meer:

  • de noodzakelijkheid van de verwerking om te voldoen aan een wettelijke verplichting;
  • de noodzakelijkheid van de verwerking voor de vervulling van een taak van algemeen belang of van een taak in het kader van de uitoefening van het openbaar gezag;
  • de noodzakelijkheid van de verwerking voor de uitvoering van een overeenkomst;
  • de verwerking is noodzakelijk om de vitale belangen van de betrokkene of van een andere natuurlijke persoon te beschermen.

Voor elke verwerking dienen wij te beschikken over een juridische grondslag. De gebruikte grondslag kunt u terugvinden bij de verschillende verwerkingsdoeleinden, hieronder vermeld onder punt 4.

4. Waarvoor hebben we uw persoonsgegevens nodig?

4.1. Identificatie en beheer van leden

Bij de inschrijving vragen we om een geldig identiteitsbewijs en bewijs van woonplaats. Voor elk lid registreren we identificatiegegevens (naam, voornaam, rijksregisternummer, adres, telefoonnummer en e-mailadres) en persoonlijke kenmerken (geslacht, geboortedatum). We verzamelen deze gegevens op basis van jouw toestemming of op basis van een overeenkomst die we met je sluiten bij inschrijving (zie gebruikersreglement).

Van onze actieve leden verwerken wij tevens de bibliotheekgegevens zoals jouw leenhistoriek (wat uitgeleend, wanneer iets uitgeleend, wanneer teruggebracht, wat gereserveerd), jouw betalingshistoriek (welke openstaande bedragen, welke bedragen wanneer betaald), en jouw berichtenhistoriek (welke brieven wanneer gekregen). We gebruiken jouw contactgegevens om je onder meer te verwittigen wanneer je lidmaatschap zal vervallen, wanneer je materialen dient terug te brengen naar de bibliotheek, wanneer een reservatie voor je klaar ligt, en voor het innen van maningsgeld of schuldvereffening.

De voormelde persoonsgegevens worden ook verder gebruikt om de inhoud en kwaliteit van onze dienstverlening te verbeteren en voor onderzoeks- en statistische doeleinden.

4.2. Nieuwsbrief

Wij verwerken jouw persoonsgegevens voor het versturen van onze elektronische nieuwsbrief.

Deze nieuwsbrief ontvang je alleen wanneer je jezelf daarvoor hebt ingeschreven via onze website en ons de toestemming hebt gegeven bepaalde persoonsgegevens te verwerken om je deze nieuwsbrief te kunnen toezenden.

4.3. Deelname aan activiteiten van de bibliotheek

Zowel actieve leden als niet-leden kunnen zich inschrijven voor (avond)activiteiten in de Bibliotheek Kortenberg. Dat gebeurt online (kortenberg.kwandoo.com) of aan de UiTbalie in de Bibliotheek Kortenberg. De persoonsgegevens die verwerkt worden in dat kader worden beheerst door de algemene privacyverklaring van de Gemeente Kortenberg, die op elk ogenblik geconsulteerd kan worden op https://www.kortenberg.be/privacy of op eenvoudig verzoek te verkrijgen is in het administratief centrum gelegen (Dr. V. De Walsplein 30, 3070 Kortenberg).

4.4. Cookies op onze websites

De website van de Bibliotheek Kortenberg is gebaseerd op een websiteplatform dat ter beschikking wordt gesteld door Cultuurconnect vzw. Deze website gebruikt zogenaamde ‘cookies’. ‘Cookies’ zijn kleine tekstbestanden die op uw apparaat worden opgeslagen, en soortgelijke technologieën, die er onder meer voor kunnen zorgen dat u tijd bespaart omdat zij ons helpen bepaalde informatie over u te herinneren wanneer u een volgende keer onze websites bezoekt.

Meer informatie hieromtrent kunt u vinden in onze cookieverklaring die terug te vinden is op de website van de Bibliotheek Kortenberg.

U hebt de mogelijkheid om cookies te aanvaarden of te weigeren. Ingeval van weigering heeft dit wel een minder vlotte werking van onze websites tot gevolg.

5. Met welke andere personen delen we uw persoonsgegevens?

Uw persoonsgegevens worden niet aan andere personen doorgegeven, met uitzondering van de volgende personen:

  • de bibliotheekmedewerkers van de Gemeente Kortenberg die toegang effectief nodig hebben voor de uitoefening van hun taken, krijgen toegang tot uw gegevens. Deze personen handelen onder ons toezicht en onze verantwoordelijkheid;
  • persoonsgegevens worden uitgewisseld tussen onze verschillende diensten en departementen, onze scholen en het Welzijnshuis, met het oog op een betere dienstverlening en in het kader van een debiteurenbeheer;
  • medewerkers van Cultuurconnect vzw hebben toegang tot de persoonsgegevens in ons bibliotheeksysteem (m.i.v. leden- en uitleengegevens) en tot de “Mijn Bibliotheek”-systeemadministratie waar dit nodig is voor beheerdoeleinden en helpdesk;
  • persoonsgegevens zullen worden doorgegeven aan het gerecht en de politie indien wij ons hiertoe verplicht zien in het kader van een onderzoek;
  • daarnaast doen wij ook een beroep op gespecialiseerde externe leveranciers die voor ons bepaalde verwerkingen uitvoeren, zoals IT-diensten (vb. leveranciers van het bibliotheeksysteem), leveranciers van zelfuitleentoestellen, webhosting, verspreiding van nieuwsbrieven, …. Aangezien deze derden in het kader van de door ons gevraagde diensten toegang hebben tot persoonsgegevens, hebben wij de passende maatregelen genomen om te waarborgen dat uw persoonsgegevens alleen worden verwerkt en gebruikt voor de doeleinden vermeld onder punt 3 van deze Verklaring.

6. Waar worden de gegevens bewaard en verwerkt?

Uw gegevens zullen niet buiten de EU worden getransporteerd en in ieder geval waken wij erover dat te allen tijde de wettelijke minimum eisen en veiligheidsnormen worden gerespecteerd.

Indien wij voorzien dat uw gegevens buiten de EU zullen worden opgeslagen en bewerkt, dan zullen wij dit expliciet vermelden en ervoor zorgen dat hetzelfde beschermingsniveau wordt gehanteerd als van toepassing binnen de EU.

7. Hoelang bewaren wij uw persoonsgegevens?

Wij bewaren de persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor de uitvoering van de doelen en taken vermeld in punt 4 van deze Verklaring.

Zodra uw gegevens niet langer nodig zijn en wij ook geen wettelijke bewaarplicht hebben zullen wij deze definitief verwijderen of, indien dit niet mogelijk is, anoniem maken in onze systemen waardoor deze niet meer gebruikt kunnen worden om iemand te identificeren. Vanuit het PBS worden persoonsgegevens van leners zonder actief lidmaatschap of openstaande boetes automatisch verwijderd of geanonimiseerd na een termijn van 2 jaar.

8. Hoe beveiligen we uw persoonsgegevens?

Uw persoonsgegevens worden beschouwd als strikt vertrouwelijk. Wij treffen de gepaste technische en organisatorische maatregelen om de verstrekte en verzamelde persoonsgegevens te beschermen tegen vernietiging, verlies, onbedoelde wijziging, beschadiging, toevallige of onwettige toegang of enige andere ongeoorloofde verwerking van persoonsgegevens.

9. Wat zijn uw rechten en hoe kunt u deze uitoefenen ?

9.1. Uw rechten

Recht op inzage van uw persoonsgegevens

U hebt steeds recht op toegang tot en inzage van uw persoonsgegevens die door ons worden verwerkt. Wij zullen u in dit kader een kosteloze kopie van deze persoonsgegevens verstrekken indien u hierom verzoekt.

Recht om uw persoonsgegevens te verbeteren

U hebt altijd het recht om foutieve, onvolledige, ongepaste of verouderde persoonsgegevens te laten verwijderen of recht te zetten.
Indien u de juistheid van de persoonsgegevens betwist, kunt u om een beperking van de verwerking verzoeken gedurende een periode die ons in staat stelt de juistheid van de persoonsgegevens te controleren. Wanneer u het recht op de beperking van de verwerking hebt verkregen, zullen wij, afgezien van het opslaan van de gegevens, geen verrichtingen meer uitvoeren met de desbetreffende persoonsgegevens.

Recht om uw toestemming in te trekken

Wanneer de verwerking gebaseerd is op uw toestemming, dan hebt u het recht om deze toestemming op elk ogenblik in te trekken.

Recht om tegen bepaalde verwerkingen bezwaar te maken

Wanneer uw persoonsgegevens verwerkt worden op grond van een gerechtvaardigd of openbaar belang, dan hebt u het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens.

Recht op verwijdering van uw persoonsgegevens

U hebt het recht om ons te vragen uw persoonsgegevens te wissen. Het is evenwel een relatief recht waaraan wij geen gevolg zullen geven omdat het zou indruisen tegen een wettelijke verplichting of het algemeen belang. U kunt dit recht wel uitoefenen voor verwerkingen die gebaseerd zijn op toestemming, u uw toestemming heeft ingetrokken en er geen andere rechtsgrond bestaat voor de verwerking. Aangezien we deel uitmaken van het Provinciale Bibliotheeksysteem Vlaams-Brabant kunnen gegevens van leden ook niet meer per bibliotheek worden gewist, maar enkel over het hele provinciale netwerk.

9.2. Hoe uitoefenen?

Om voormelde rechten uit te oefenen kan u een schriftelijke aanvraag richten aan ons op volgende wijze:

  • per e-mail: privacy@kortenberg.be, met de vermelding “Privacy Bibliotheek Kortenberg”
  • schriftelijk naar volgend postadres: Bibliotheek Kortenberg, Dr. V. De Walsplein 30 – 3070 Kortenberg, ter attentie van de functionaris voor gegevensbescherming.

Bij de uitoefening van uw recht verzoeken wij u om duidelijk aan te geven op welk recht u zich wenst te beroepen en tegen welke verwerking(en) u zich eventueel verzet of welke toestemming u wenst in te trekken.

Als ouder of voogd mag u de rechten van uw kind uitoefenen wanneer zij hiertoe zelf niet in staat zijn. In voorkomend geval dient u te melden of u uw rechten wenst uit te oefenen in eigen naam en voor eigen rekening of in naam en voor rekening van het kind.

10. Hoe kunt u vragen of klachten indienen?

Indien u een vraag of klacht hebt over onze verwerking van persoonsgegevens dan kunt u contact met ons opnemen via de volgende kanalen:

  • per e-mail: privacy@kortenberg.be, met de vermelding “Privacy Bibliotheek Kortenberg”
  • schriftelijk naar volgend postadres: Bibliotheek Kortenberg, Dr. V. De Walsplein 30 – 3070 Kortenberg, ter attentie van de functionaris voor gegevensbescherming.

Indien u niet tevreden bent met ons antwoord, indien u opmerkingen heeft omtrent de uitoefening van uw rechten of indien u meent dat onze verwerking van uw persoonsgegevens niet in regel zou zijn met de wetgeving, dan hebt u het recht om hierover klacht in te dienen bij Gegevensbeschermingsautoriteit. Alle informatie kan hieromtrent gevonden worden op https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/.

11. Aanpassingen van deze Verklaring

Deze Verklaring kan door ons worden aangepast of aangevuld indien wij dit nodig achten.

Als er belangrijke wijzigingen worden aangebracht in deze Verklaring, wordt de datum van bijwerking van de verklaring aangepast en zullen wij u hiervan eveneens op de hoogte brengen.

Wij moedigen u daarnaast ook aan om periodiek deze Verklaring door te nemen om te weten te komen hoe wij uw persoonsgegevens verwerken en beschermen.

 

U kan onze Privacyverklaring ook hier downloaden in PDF-formaat